Privacybeleid

                                                                                          Laatst bijgewerkt: 01/01/2025

 

HOAK is een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel op het adres Posthofbrug 6-8/5/191, 2600 Antwerpen, België en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0720.668.131 (RLE Antwerpen, afdeling Antwerpen) ("HOAK" of "wij"). Verwijzingen naar "u" en "uw" hebben betrekking op personen buiten HOAK (gebruikers van onze Website, klanten, prospecten en leveranciers).

 

Dit Privacybeleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt via de Website van HOAK (www.fizbrandhout.be) ("Website"), of het gebruik van onze contactgegevens waarnaar op de Website wordt verwezen (e-mails, telefoonnummers, post). Dit Privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met het Cookiebeleid, dat u hier kunt vinden. Dit Privacybeleid is enkel van toepassing op de verwerking van gegevens van natuurlijke personen, niet van rechtspersonen.

 

Indien u verdere vragen heeft over deze Website of over dit Privacybeleid, kunt u contact opnemen met info@fizbrandhout.be.

 

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld in verband met nieuwe functies op de Website of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. Wij raden u daarom aan om dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Belangrijke wijzigingen zullen worden aangekondigd op onze Website. Deze versie van het Privacybeleid werd het laatst gewijzigd op de hierboven vermelde datum.

 

De bescherming van uw persoonsgegevens is erg belangrijk voor ons. Wij zullen ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens veilig en rechtmatig worden verwerkt, en dit altijd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en in het bijzonder met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("GDPR").

 

1.              Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

 

HOAK is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de zin van de GDPR.

 

2.              Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 

Wij verwerken direct identificeerbare informatie over u wanneer u ons dergelijke persoonsgegevens verstrekt (bijvoorbeeld via een contactformulier op een van de pagina's op onze Website of via e-mail) of wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of fax.

 

Dergelijke persoonsgegevens kunnen de volgende informatie omvatten:

 

·       uw naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, uw functietitel, uw bedrijf;

·       indien u een sollicitant bent, uw huidige functie en de naam van uw werkgever, de sector waarin u werkzaam bent, uw CV en motivatiebrief.

 

Wij zullen ook bepaalde niet-direct identificeerbare gegevens verwerken wanneer u onze Website bezoekt, zoals het type browser dat u gebruikt, het besturingssysteem dat u gebruikt, uw IP-adres, enz.

 

3.              Waarom verwerken wij uw gegevens en op basis van welke rechtsgrondslag?

 

Voor het technisch en functioneel beheer van de Website

 

Wij verwerken persoonsgegevens voor het technisch en functioneel beheer van onze Website en om de Website gebruiksvriendelijk te maken. Aan de hand van uw gegevens kunnen wij nagaan hoe onze Website wordt gebruikt en kunnen wij de inhoud en lay-out ervan verbeteren. Deze gegevens stellen ons ook in staat om onze Website adequaat te beveiligen.

 

Hiervoor kunnen wij gegevens verwerken zoals uw IP-adres, de pagina's die u bezoekt, de browser die u gebruikt, de sites die u eerder heeft bezocht, en het tijdstip en de duur van uw bezoek. Dit doen wij onder meer door gebruik te maken van cookies. Meer informatie over het gebruik van cookies kunt u vinden in ons Cookiebeleid dat u hier kunt vinden.

 

Wij verwerken deze gegevens op basis van het rechtmatig belang van HOAK om een goed functionerende en veilige Website aan te bieden.

 

Om u te voorzien van onze diensten en uw account te beheren

 

Als u een van onze klanten bent, verwerken wij uw persoonsgegevens om u de diensten te verlenen die u ons hebt gevraagd uit te voeren, alsmede om u onze factuur te sturen. Dergelijke diensten kunnen bestaan uit het opstellen van overeenkomsten, het onderhandelen over de voorwaarden van een transactie, u vertegenwoordigen in rechte, enz.

 

Daartoe kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw functie, uw bedrijfsnaam, uw adres, uw e-mailadres, uw facturatiegegevens.

 

Wij verwerken deze gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst met u. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij het contract niet uitvoeren en u onze diensten niet leveren.

 

Om de belangen van onze cliënten te vertegenwoordigen en te verdedigen

 

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen in het kader van één van de opdrachten die één van onze cliënten ons heeft toevertrouwd. Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover en voor zolang dit noodzakelijk is voor de behartiging van de belangen van onze cliënt.

 

Wij verwerken deze informatie op basis van onze rechtmatige belangen die bestaan in het kunnen uitvoeren van onze opdrachten voor onze cliënten.

 

Om u op de hoogte te houden van onze diensten en activiteiten en voor directe marketing

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens om u op de hoogte te houden van onze activiteiten, bijvoorbeeld onze nieuwsbrief en juridische updates, uitnodigingen voor studiedagen, workshops of andere evenementen.

 

Daartoe kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw functie, uw bedrijfsnaam, uw adres, uw e-mailadres en uw voorkeurtaal.

 

Wij verwerken deze gegevens op basis van onze rechtmatige belangen om onze prospecten of klanten op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking van uw persoonsgegevens (zie punt 6).

 

Om uw vragen te beantwoorden

 

Als u ons telefonisch, via een contactformulier op de Website of per e-mail een vraag stelt, verwerken wij uw persoonsgegevens om die vraag te beantwoorden.

 

Hiervoor kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw contactgegevens, uw correspondentie met HOAK, en alle andere door u verstrekte persoonsgegevens die relevant kunnen zijn voor de beantwoording van uw vraag.

 

Wij verwerken deze gegevens op basis van onze rechtmatige belangen. Het staat u vrij om ons uw persoonsgegevens te verstrekken, en u kunt op elk moment bezwaar maken (zie punt 6).

 

Om contact op te nemen in het kader van een selectie- en aanwervingsprocedure

 

Wanneer u via de Website of per e-mail solliciteert naar een baan, verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen en om uw sollicitatie op te volgen.

 

Hiervoor kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw contactgegevens, uw correspondentie met HOAK, uw cv, en andere documenten die u ons bezorgt.

 

De verwerking van uw persoonsgegevens hiervoor is gebaseerd op uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een contract.

 

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

 

Als u een cliënt bent van HOAK, moeten wij voldoen aan bepaalde wettelijke en regelgevende verplichtingen, zoals met betrekking tot anti-witwaspraktijken, KYC-verklaringen en sanctiecontroles. Wij moeten ook voldoen aan onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

 

Hiervoor kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw contactgegevens, uw correspondentie met HOAK en uw financiële gegevens.

 

De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is gebaseerd op de noodzaak voor HOAK om een wettelijke verplichting na te komen.

 

Behandeling van onze eigen geschillen

 

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om onze eigen geschillen te behandelen en onze rechten te beschermen en af te dwingen.

 

Hiervoor kunnen wij gegevens verwerken zoals uw naam, uw contactgegevens, uw correspondentie met HOAK en uw financiële gegevens.

 

De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is gebaseerd op onze rechtmatige belangen die bestaan uit het kunnen beschermen van onze rechten in geval van disputen.

 

4.              Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

 

Hosting van de website

 

HOAK maakt gebruik van [voeg in] voor het beheer en de hosting van de Website. HOAK heeft met deze entiteiten een verwerkersovereenkomst gesloten.

 

De servers van HOAK bevinden zich in België en wij zullen uw persoonsgegevens niet overmaken aan landen buiten België of de Europese Economische Ruimte, behalve (i) op uw verzoek, of (ii) voor zover dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. In het kader van het gebruik van bepaalde softwaretoepassingen kunnen persoonsgegevens echter tijdelijk worden doorgegeven aan landen buiten de Economische Europese Ruimte. In een dergelijk geval wordt een passend beschermingsniveau geboden door het gebruik van de standaardclausules van de Europese Commissie.

 

Google Tag Manager

 

Google Tag Manager is een tag management systeem geleverd door Google dat wij gebruiken op onze Website. De Google Tag Manager stelt ons in staat om code en andere snippets zoals pixels toe te voegen aan onze Website. Google verwerkt uw IP-adres alleen als verwerker en volgens de Standaard Contractuele Clausules van de EU.

 

Sociale media

 

Via onze Websites kunt u ons volgen op sociale mediakanalen, bijvoorbeeld LinkedIn en Twitter. Wij gebruiken deze knoppen niet om uw persoonlijke gegevens te delen met aanbieders van sociale media. Wanneer u op een volgknop klikt, verzamelt de desbetreffende social media-aanbieder uw persoonlijke informatie rechtstreeks bij u. Lees de privacyverklaring van elke social media provider waarmee u van plan bent uw persoonlijke informatie te delen.

Andere derde partijen

 

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

·       (onder)aannemers die ons assisteren bij het vervullen van de hierboven genoemde doeleinden;

·       onze accountants, bedrijfsrevisoren, advocaten of soortgelijke adviseurs wanneer wij hen vragen om ons professioneel advies te geven

·       de balieautoriteiten, gerechtelijke, politie- of administratieve autoriteiten indien wij verplicht zijn uw persoonsgegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting, een bindend besluit van een administratieve autoriteit of een rechterlijk bevel;

·       investeerders en andere relevante derden in het geval van een potentiële verkoop of andere zakelijke transactie met betrekking tot HOAK.

 

HOAK zal uw persoonsgegevens alleen met deze derden delen op voorwaarde dat zij voldoen aan de GDPR als zij optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken, of op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst als zij optreden als verwerkers. Voor een gedetailleerde lijst van deze derde partijen kunt u contact met ons opnemen per e-mail op info@fizbrandhout.be of per post op het adres Posthofbrug 6-8/5/191, 2600 Antwerpen (België).

 

5.              Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens en hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

 

HOAK neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking.

 

HOAK bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn opgeslagen. Als u wilt weten hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren voor een bepaald doel, kunt u contact met ons opnemen per e-mail op info@fizbrandhout.be of per post op het adres Posthofbrug 6-8/5/191, 2600 Antwerpen (België).

 

6.              Welke rechten heeft u en hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

 

·       U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens. Zo kunt u te weten komen welke persoonsgegevens wij over u verwerken.

·       U heeft het recht om uw persoonsgegevens te corrigeren. Dit geeft u de mogelijkheid om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken te corrigeren of aan te vullen.

·       U hebt het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. Dit geeft u de mogelijkheid om de persoonsgegevens die wij over u verwerken permanent te verwijderen. Wij zijn niet altijd verplicht om uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen - dit recht geldt alleen in de gevallen en voor zover de wet daarin voorziet.

·       U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit geeft u de mogelijkheid om ons gebruik van uw persoonsgegevens te bevriezen zonder ze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht om de verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken - dit recht is alleen van toepassing in de gevallen en in de mate waarin de wet hierin voorziet.

·       U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit geeft u de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht om uw bezwaar te accepteren - dit recht geldt alleen als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons rechtmatig belang.

·       U hebt het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming. Intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór intrekking

·       U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking, op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie, voor zover die verwerking plaatsvindt ten behoeve van rechtmatige belangen die door ons of door een derde worden nagestreefd. Wij mogen uw persoonsgegevens blijven verwerken indien wij kunnen aantonen dat er "dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden" of indien wij deze nodig hebben voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. U kunt altijd bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden.

·       U kunt het recht hebben op gegevensoverdraagbaarheid. Dit geeft u de mogelijkheid om op eenvoudige wijze persoonsgegevens over te dragen, te kopiëren of te verplaatsen van de ene naar de andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht kan alleen worden uitgeoefend als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst die met u is gesloten.

 

U kunt uw verzoek op basis van bovenstaande rechten en uw klachten richten aan  info@fizbrandhout.be of per post naar Posthofbrug 6-8/5/191, 2600 Antwerpen (België).

 

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de plaats waar u woont. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Zij is te bereiken per post op het adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be en per telefoon op: +32 2 247 48 00.